allmän handling

(official document) – i svensk lag: all information som myndigheter har tillgång till eller fram­ställer vid beslutsfattande. Undantag är rent muntlig information. – Som allmän handling räknas allt som har:

  • – för­fattats eller;
  • – samman­ställts på en myndig­het;
  • – skickats från en myndig­het till en person, en organisation eller till en annan myndig­het, eller som har:
  • – kommit in till en myndig­het.

– Allmänna handlingar är text, oavsett om texten finns på papper eller i en dator, men också bok­föring, statistik, foton, bilder, kartor, ljud- och filminspel­ningar och annat som har att göra med myndighetens verksamhet. – Det spelar inte någon roll om informationen har skickats privat till en tjänstemans hem­adress: om informationen har betydelse för myndig­hetens verk­samhet är den ändå allmän handling. – Allmänna handlingar är normalt offentliga handlingar (public records), det vill säga att de kan visas för alla som vill se dem, men de kan också vara hemliga. Alla allmänna handlingar ska diarieföras, vare sig de är offentliga eller hemliga. Vem som helst har rätt att begära att få läsa och kopiera en allmän handling. Det är den tjänsteman som har hand om handlingen som avgör ifall handlingen kan lämnas ut eller ska vara hemlig. – Hur allmänna handlingar ska hanteras regleras i Tryckfrihetsförord­ningen. – Det har länge varit en tvistefråga ifall information som på begäran sammanställs genom sökningar i myndig­­heters databaser ska räknas som allmän handling, men numera är de flesta överens om att sådana sammanställningar ska lämnas ut, om det inte finns särskilda skäl att inte göra det. – Språkligt: Varför heter det handling? Det är ju dokument (i vid bemärkelse). Förklaringen är att en romersk ämbetsmans göranden och låtanden sammanställdes i en bok som kallades för ämbetsmannens acta, det vill säga hans gärningar eller handlingar. Att ”lägga något ad acta” eller ”till handlingarna” var alltså att lägga det i boken, eller kanske snarare i arkivet. Detta har lett till att dokument på svenska kallas för handlingar.

[juridik] [tryckfrihet] [ändrad 10 april 2017]